Blogging 101: Etika Korespondensi E-mail Sebagai Blogger

Hai semuaaa.. Malam ini aku tiba-tiba aja pengen bahas tentang topik ini, dimana blog post ini benar-benar impromptu dan hasil dari pemikiranku selama beberapa hari terakhir ini tapi baru sempataku tuangkan hari ini. *Sambil menatap nanar kepada tumpukan draft blog post yang minta diselesaikan* sorry but please excuse me for today; I have to finish this post first.

Hari ini topiknya agak serius karena berhubungan dengan pekerjaanku sebagai seorang Blogger, dimana aku menempatkan diriku (mohon diperhatikan bahwa aku bukan expert di bidang ini, aku masih belajar juga kok) sebagai Blogger yang mau ngga mau HARUS memiliki sikap dan etika yang baik dalam berhubungan dengan company dan brand; baik di Indonesia maupun di luar negri.

Sebagai salah satu committee dari Komunitas Surabaya Beauty Blogger yang secara resmi sudah launching bulan September lalu; aku memperhatikan masih banyak teman-teman sesama blogger yang sepertinya kurang memahami hal ini; jadi aku pikir tidak ada salahnya aku berbagi :)

Aku sendiri sudah hampir 5 tahun menulis blog, dan selama itu aku sudah menerima puluhan hingga ratusan e-mail (surat elektronik) yang berhubungan dengan tawaran kerjasama berupa sponsorship, job review atau collaborations. Tentu saja aku beberapa kali melakukan kesalahan juga dalam surat-menyurat, dan sampai saat aku terus belajar untuk menulis dan menjalin komunikasi yang baik dan benar, juga profesional.

Biasanya aku menerima dan mengirim e-mail kepada pihak marketing / public relations / representatif dari company atau brand yang telah menghubungiku. Karena itulah menurutku topik ini penting, dan sebagai blogger kita tidak boleh meremehkan kekuatan dari Etika Korespondensi melalui E-mail secara baik, benar dan profesional.

Berikut adalah tips-tips yang perlu kalian ketahui:

ETIKA & TIPS DALAM KORESPONDENSI MELALUI E-MAIL SEBAGAI SEORANG BLOGGER

1. Selalu Awali E-mail dengan Sapaan yang Sopan

Hal ini sangat general sebetulnya, basic banget tapi masih banyak orang yang kurang memperhatikan hal ini. Aku bahkan pernah beberapa kali menerima e-mail tentang tawaran sponsorship tapi tulisannya hanya gini:

"Hi, apa syaratnya kalau saya mau sponsorin blog ini ya? Terima kasih"

(udah cuma itu aja tulisannya)

Yaaaa emang sih dia udah bilang "Hi", tapi menurutku itu masih belum cukup; secara ini bukan SMS dan ngetik seberapa panjang pun juga gak ada biaya tambahan kan? Kalau aku tidak mengenal penerima e-mail (selanjutnya akan kusebut dengan istilah recipient) atau tidak tahu namanya, aku akan berusaha mencari tahu terlebih dahulu; dan kalau memang tidak ada info ya aku tetap mengusahakan untuk menyebutkan sapaan.

Apa yang lebih parah daripada e-mail isi 1 kalimat seperti itu? Yaitu e-mail yang isinya cuma setor link review yang dibutuhkan oleh brand. There's no "Hello" or "thank you". Guys, yang nerima e-mail di seberang sana itu juga manusia.. bukan mesin penjawab..

Kalau memang yang dibutuhkan cuma link review, jangan cuma kasih link itu ajaaa... Pastikan nulis e-mail juga sopan dan appropriate ya... Jangan lupa say thank you karena udah dikasih kepercayaan dan kerjasamanya... Kalau kita bisa behave, pasti next time mereka mau ajak kerjasama lagi kok :)

Contoh Sapaan yang Sopan:

Hello Kak xxx

Dear Ms / Mr xxx

Halo Mbak xxx

Selamat Siang Mas xxx

NOTE: Meski nampaknya sepele, tapi sebisa mungkin hindari penggunaan panggilan Mrs, karena kita tidak tahu usia recipient kan? Bagaimana kalau masih muda? Awas mereka bisa jadi offended gara-gara panggilan yang salah.

Kalau mau formal sih penggunaan panggilan "Ibu" atau "Bpk" sebenarnya sih masih oke ya... Tapi biasanya aku mau membangun atmosfir yang baik dengan memanggil mereka dengan panggilan yang aman seperti "Kak", "Ms", "Mbak", atau "Mas" :) Siapapun mereka, kalau mereka dipanggil dengan panggilan yang masih menunjukkan kemudaan seperti itu, harusnya sih mereka tidak keberatan ya :p Soalnya aku sendiri orang yang agak sensitif dengan panggilan yang tidak sesuai usia sih. Jangan sekali-sekali panggil aku "Ibu" yaaa, aku belum jadi ibu-ibu :'))

2. Tulis "Isi" dengan Baik

Menurutku, isi dari e-mail yang baik adalah dengan memberitahukan jati diri terlebih dahulu sebelum menyampaikan maksud dari e-mail yang dikirimkan. Jujur aku sendiri juga cukup sering terima e-mail tanpa menyebutkan jati diri dan langsung to the point gitu aja; dan menurutku itu kurang appropriate sih. Bayangkan semua e-mail tidak menyebutkan jati diri dan kita harus tanya "ini dari siapa ya? Produknya apa?" pasti akan sangat melelahkan dan bikin sebal -_-

Contoh "isi" e-mail yang baik dari pihak brand / company:

Dear Shelviana, 

Perkenalkan nama saya XX dari Brand Kosmetik A. Sebagai informasi Company A adalah Company yang telah berdiri sejak tahun 2000 dan kami memiliki serangkaian produk skin care dan juga makeup. Adapun kami tertarik dengan blog www.xiaovee.com dan kami bermaksud menawarkan kerjasama dalam bentuk job review untuk produk XX yang akan dilaunch bulan depan.

Kira-kira bagaimana ketentuan untuk kerjasama dari Sdri. Shelviana sendiri ya?

Terima kasih

Best Regards,
XX
Company A


Contoh "isi e-mail balasan yang baik:

Hello Kak XX

Thank you for the mail. Kebetulan saya baru pertama kali mendengar tentang Brand Kosmetik A, dan saya tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang produk-produknya. Untuk ketentuan job reviewnya sendiri adalah ......................................... Kira-kira produknya apa ya yang recommended untuk kulit normal kombinasi seperti saya?

Thank you

Warm Regards,
Xiao Vee (Shelvi)
www.xiaovee.com


NOTE: Kalau mau, sebelum mengakhiri tulisan, bisa diselipkan pertanyaan, jadi pihak mereka memiliki bahan baru untuk dibalas di e-mail berikutnya dan memperlancar proses korespondensi ini.
Sebisa mungkin tulis Isi jangan cuma 1 kalimat yaaa.. Ditulis lebih dari 2-3 kalimat akan lebih baik dan lebih enak dibaca :)



3. Jangan Lupa Beri "Penutup"

Kalau ada pembukaan dan isi, tentu saja penting adanya Penutup. Untuk bagian penutup biasanya sih aku singkat aja, yang penting sopan :)

Aku sih biasanya cuma bilang "Thank you" dilanjut dengan "Best Regards" dan nama diri. Atau kadang-kadang aku tambahkan "Have a nice day".

Untuk profesional

- Best Regards,

- Sincerely,

Untuk e-mail casual

- Best Wishes,

- Cheers,

Untuk e-mail yang lebih formal lagi

- Yours Sincerely,

- Yours Faithfully,

4. Manfaatkan CC dan BCC
Kalau kita jarang berkomunikasi secara profesional melalui e-mail, mungkin kita akan lupa fitur e-mail ini; padahal perannya sangat penting dalam menjaga kenyamanan dalam melakukan korespondensi dalam e-mail.

Apa itu CC (Carbon Copy)?

Apa kalian pernah lihat kertas karbon pada buku nota? Ya, fungsinya sama; yakni untuk memberikan jiplakan / copy-an pada pihak yang lain. Ambil contoh dalam suatu perusahaan kita sebagai staff dan kita butuh untuk mengirim e-mail kepada pihak lain (baik eksternal / internal), maka kita akan mengirimkan e-mail secara langsung kepada mereka dan memberikan Carbon Copy atau men-CC supervisor kita. Detik kita kirim e-mail ke klien, supervisor kita juga akan menerima e-mail yang sama dan supervisor dalam posisi: "telah mengetahui".

Contoh Penggunaan CC dalam E-mail Profesional Perusahaan:

From: staffA@mail.com
To: klienB@mail.com
CC: supervisorC@mail.com

Selamat Siang Bpk. KlienB

Saya dari Company D mau menginformasikan bahwa kami telah mengirimkan produk pesanan Bapak pada tanggal 3 Desember 2016 dengan jasa kurir xxx, dan nomor resi xxxxx. Semoga produknya dapat berfungsi dengan baik dan kalau ada pertanyaan seputar produk atau garansi, jangan sungkan untuk menghubungi saya di 0811118888.

Terima kasih dan ditunggu order berikutnya.

Salam,
Staff A

(e-mail ini dikirimkan kepada klien yang telah belanja produk, dan kita sebagai staff telah mengirimkan barangnya dan supervisor turut mengetahui bahwa kita sudah info tentang pengiriman kepada klien)

Got the point? Gampangnya sih pihak yang dituliskan di kolom CC ini adalah pihak yang perlu mengetahui jalinan korespondensi yang sedang berjalan. Biasanya dalam perusahaan, yang di CC adalah yang pangkatnya lebih tinggi atau staff lain yang in charge di project yang sama.


Contoh Penggunaan CC dalam kerjaan sebagai Blogger:

From: MarketingB@gmail.com
To: BloggerA@mail.com
CC: SupervisorMarketingB@mail.com

Dear BloggerA,

Saya sudah mengirimkan produk xx kemarin dengan no resi xxxx, untuk payment nya akan kami lunasi dalam waktu 10 hari ke depan ya. Kalau ada pertanyaan silahkan balas e-mail ini dan CC ke SupervisorMarketingB@gmail.com.

Thank you,

Regards,
MarketingB



Apa itu BCC (Blind Carbon Copy)?

Untuk tingkat korespondensi e-mail yang profesional, biasanya akan sering menggunakan BCC dalam mengirimkan e-mail. Saya sering mendapat e-mail dimana di e-mail yang saya terima itu; nama saya ditaruh di kolom BCC. Kalau di dunia nyata, anggapannya saya terima copy-an dari email asli tapi atas nama saya. Jadi saya cuma bisa mengetahui nama pengirim e-mail, nama recipient utama, nama CC; tapi saya tidak tahu siapa saja orang-orang yang ada di daftar Blind Carbon Copy.

BCC ini biasa digunakan untuk mengirim e-mail ke banyak orang tapi menghindari alamat e-mail disalahgunakan oleh orang-orang yang tidak berkepentingan / tidak bertanggung jawab.

Contoh Penggunaan CC dalam kerjaan sebagai Blogger:

From: CompanyA@mail.com
To: CompanyA@mail.com
CC: Supervisor@mail.com
BCC: Blogger1@mail.com, Blogger2@mail.com, Blogger3@mail.com, Blogger4@mail.com

Dear Bloggers,

Terima kasih atas partisipasinya dalam acara xx Hari Sabtu lalu. Untuk kekurangan goodiebag akan kami kirimkan ke alamat masing-masing mulai minggu depan. Minta tolong info nama, alamat lengkap (beserta kode pos) dan nomor HP ya.

Thank you so much,

Regards,
CompanyA


Got the point? Dalam BCC ini, kita sebagai blogger 1,2,3,4 tidak akan saling mengetahui siapa-siapa saja pihak yang dapat e-mail dan tidak tahu alamat e-mail pihak-pihak yang lain. Dalam hal ini privasi para blogger aman.



5. NO REPLY ALL - Jangan Mengirim Email Secara Massal ke Recipient yang TIDAK berhubungan

Meski terhitung jarang, tapi beberapa kali aku pernah terima email dari pihak yang mengirimkan e-mail secara massal kepada beberapa recipient (dan sebagai recipient kita pun salah mengetahui siapa-siapa saja orang yang di e-mail dan alamat e-mail masing-masing pun tertera dengan jelas).

Beberapa hari yang lalu terjadi lagi. Ada brand yang menghubungi kami; para beauty blogger, untuk melakukan review terhadap suatu produk. Berhubung Pihak representatif brand tersebut tidak pakai BCC, maka kita semua para blogger dapat jelas melihat siapa-siapa saja recipient nya dan e-mailnya apa saja.

Kemudian yang terjadi adalah: beberapa blogger "reply all" dan kami pun (notabene orang yang tidak berhubungan secara langsung), dapat e-mail balasan tersebut.

Kalau boleh jujur, menurut saya pribadi e-mail balasan reply all itu sama saja dengan spamming, SANGAT tidak enak dilihat dan mengganggu kenyamanan bersama :) Terutama kalau terus-menerus dilakukan ya... 

Sorry but we don't care about your reply to the company. Can you just remove our names on the recipients list?

Kalau mau melakukan korespondensi e-mail secara profesional, harusnya hal ini sudah bisa dipahami bersama ya... Dalam membalas e-mail, PASTIKAN membalas dengan menekan "reply" dan BUKAN "reply all". Dan kalau ada request dari pihak brand untuk menambahkan beberapa e-mail pada kolom CC, lakukanlah dengan menambahkan CC secara manual :)

these memes are seriously hilarious. LOL :p

PLEASE JANGAN PAKE REPLY ALL, NGGAK SEMUA ORANG SUKA DIKIRIMIN E-MAIL YANG SIFATNYA SPAMMING, OK? *Sorry capslock jebol* :P

6. Usahakan Tidak Menggunakan Emoticon / Smiley

Secara pribadi aku selalu mengusahakan menulis e-mail dalam bentuk formal dan profesional, tapi aku juga ngga mau terkesan kaku. Karenanya, aku sesekali menyisipkan emoticon smile (smiley) seperti ini -----> :) untuk memberikan kesan bahwa we're pleased to reply or accept your offer.

Tapi pastikan penggunaan emoticon ini tidak berlebihan ya, kurasa maksimal 2 cukup. Kecuali kalau ditujukan kepada teman sendiri :) Kalau dipakenya berlebihan nanti jatuhnya jadi kasual banget....

Apalagi pake emoticon model gini....

^_^

\(‾▿‾\) (/‾▿‾)/

(≧◡≦)

(Oh nooo ini ngga formal bangettttt :') Dulu banget sih aku juga pernah pake emoticon ^_^ tapi tentu saja udah bertobat.. hahahaha..)

7. Hindari Penggunaan Huruf Kapital

Baik untuk menulis "Subject" atau untuk "body text", pastikan untuk tidak menulis dengan menggunakan huruf kapital ya, karena nggak enak dilihat dan tidak sopan.

Contoh Penggunaan Huruf Kapital yang Tidak Baik di E-mail:

Subject: PENGAJUAN DRAFT REVIEW PRODUK XX

HALO BAPAK XX,

SAYA SUDAH MENULIS DRAFT UNTUK REVIEWNYA,

SILAHKAN DILIHAT...

(Kalau aku yang jadi marketing brand ini, besok-besok aku nggak akan ajak kerjasama lagi deh :') Langsung sakit mata dan sebel bacanya...)

8. Jangan Nulis Disingkat-singkat, Apalagi Pake Bahasa Gaul / Alay / Slang / Bad Words
Karena judulnya kita mau nulis e-mail secara profesional, maka hindarilah pake bahasa gaul untuk e-mail kalian. BAHKAN penggunaan kata "ngga", "pake" dan teman-temannya tidak boleh digunakan untuk e-mail yang sifatnya formal; karena udah jelas itu terlalu kasual kan? :)
Dannn untuk kata yang berulang, please jangan disingkat. Misal mau nulis: orang-orang; jangan disingkat jadi orang2, apalagi orang" atau org2... :')))
Oh, jangan tulis kata-kata negatif atau makian juga yaa.. Itu sangat tidak sopan...

9. DO PROOFREAD!
Biasakan sebelum menekan tombol "send", lakukan proofread atau baca berulang-ulang kali kayak lagi persiapan mau sidang skripsi. Soalnya kalau e-mail udah terlanjur kekirim ngga bisa dibatalin lhooo.. Jadi perhatikan dengan jelas ya :)

Sekian sharing dariku. Semoga tips-tips ini berguna yaa :)

Mari kita perhatikan etika dalam ber- e-mail! Kalau ada yang mau ditambahkan boleh lho...

Thank you for reading and see ya on my next post!

Disclaimer: tulisan ini bukan dibuat untuk menyindir pihak-pihak tertentu, tapi memang aku mengambil contoh kasus yang sudah aku lihat di kehidupan nyata. Jadi kalau kalian baca blog post ini, please ketahuilah kalau aku nulis ini bukan mau menjatuhkan nama kalian, karena aku peduli kok :) Agar kita bisa berkembang dan maju bersama kan? I wufff you guysss